Po nástupu práce z domova se firmy po celém světě snaží najít způsoby, jak motivovat své zaměstnance k návratu do kanceláří. Hybridní model se stal populárním řešením – zaměstnanci kombinují práci z domova s návštěvami kanceláře.
Text: Jakub Růžička
Foto: Archiv redakce
Otázkou ale zůstává: proč by měli zaměstnanci chtít pravidelně docházet do kanceláře? Odpovědí je atraktivní a flexibilní pracovní prostředí, které přináší výhody, jež práce z domova nemůže nabídnout.
Flexibilita a uspořádání – základ moderní kanceláře
Současné kanceláře musí být především flexibilní. Jedině tak můžou přežít test času a růst firmy. Modulární nábytek, který umožňuje snadné přestavby a přizpůsobení prostoru, je klíčový pro měnící se pracovní potřeby. Zasedací místnosti zase mohou rychle sloužit jako prostory pro brainstorming, neformální setkání či týmovou spolupráci. To umožňuje zaměstnancům pracovat podle aktuálních potřeb – v klidu a soustředěně, nebo naopak otevřeně a týmově. Menší firmy můžou zvážit například možnost otevřené zasedací místnosti, která ušetří prostor a je flexibilnější.
Důležitá je možnost volby pracovních stanovišť. Každý z nás si rád vybere, kde bude práci dělat – pokud potřebuji kreativně přemýšlet, uvařím si kávu a sednu si do křesla. Když se potřebuji intenzivně soustředit a přede mnou je důležitý deadline, lépe mi poslouží klasický stůl a židle. Dejte zaměstnancům na výběr a oni se rádi vrátí.
Ještě důležitější než flexibilita nábytku a zón je jejich vhodné rozvržení tak, aby týmy či jednotlivci nemuseli denně přecházet dlouhé vzdálenosti, jen aby se zeptali kolegů, jaký je aktuální stav projektu. Umístění jednotlivých oddělení, recepce, zasedacích místností a neformálních zón je nutné pečlivě promyslet.
Například zasedací místnosti, kde se jedná s klienty, by neměly být moc daleko od recepce – pokud tedy nechcete po obchodním týmu, aby nového klienta prováděl od recepce přes všechen provozní nepořádek až do zasedací místnosti v temném koutku. Tam naopak patří interní zasedačka, kde bude klid pro interní jednání.
Relaxační zóny zvyšují kreativitu a podporují nové nápady
Kanceláře nejsou jen o práci – zaměstnanci potřebují prostor na odpočinek a regeneraci, kde mohou načerpat energii a zlepšit mezilidské vztahy. Relaxační zóny, které mohou zahrnovat pohodlné sezení, kavárenské koutky či herní místnosti, zvyšují pohodu zaměstnanců a podporují jejich kreativitu. Neformální setkání v těchto prostorách často vedou k spontánním diskusím a inovativním nápadům, které by se doma u počítače zkrátka neodehrály.
Lidé, kteří mají možnost si v průběhu pracovního dne odpočinout lépe zvládají stres a jsou celkově výkonnější. Relaxačními zónami navíc podpoříte firemní kulturu a týmového ducha.
Chytré technologie pro snadnou spolupráci
Moderní kancelář by bez chytrých technologií byla jako auto bez motoru. Technologie pro videokonference, digitální tabule nebo rezervační systémy výrazně usnadňují práci hybridních týmů, kterých se pravděpodobně málokterá firma úplně zbaví. A i v případě, že se to povede, pořád bude potřeba občasný online meeting s potenciálním klientem nebo zahraničním týmem. Technologie by měly být srozumitelné, jednoduché na ovládání a přístupné ze všech zařízení.
Místo složitých technologických vychytávek doporučujeme investovat do oblastí, které vám budou denně přinášet užitek. Zaměřte se na videokonference, klimatizaci, osvětlení a rezervační systém, a vyberte řešení, která budou snadno ovladatelná i bez nutnosti zásahu IT specialistů.
Design, který podporuje výkon
Design kanceláře má velký vliv na pracovní výkonnost. Správně navržený prostor musí podporovat jak týmovou spolupráci, tak i soustředěnou individuální práci. Ergonomické pracovní stanice, dostatek denního světla, dobrá akustika a optimální teplota jsou klíčovými faktory pro vytvoření příjemného pracovního prostředí, o které budou mít zaměstnanci zájem.
Design musí být nejen estetický, ale i funkční. Zaměstnancům záleží na tom, aby jim kancelářské prostory nabídly prostředí, které zvyšuje jejich produktivitu, podporuje kreativitu a zlepšuje jejich pracovní pohodu. A pokud je funkčnost zabalena do kvalitního designu, je to win-win. Zaměstnanci ocení inspirativní prostředí a na klienty udělá designová kancelář opravdový dojem.
Hlavně mladší generaci pak záleží na tom, aby kanceláře nebyly jen nudným místem, kam se chodí pracovat. Mladí zaměstnanci chtějí inspirativní prostředí, místa pro setkávání a možnost vybrat si místo, na kterém budou v daný den pracovat. Pokud nabíráte hlavně z řad absolventů či mladých specialistů, kvalitním designem můžete předběhnout konkurenci a posunout své HR kampaně dál.
Nezapomeňte na udržitelnost a ESG
V kancelářích budoucnosti by neměly chybět materiály a principy, které budoucnost udělají lepší. Zaměstnance potěšíte tím, že z kanceláře uděláte inkluzivní místo, které vyhoví potřebám každého jednotlivce. Stejně tak využitím udržitelných materiálů – místo tradičního dřeva zkuste bambus, využijte upcyklované materiály a dejte prostor recyklaci odpadů.
A nezapomeňte na prvky, které sice nejsou vidět, ale se zodpovědným podnikáním vám pomůžou nejvíc – jak ekonomicky, tak ekologicky. Třeba úsporné systémy osvětlení a klimatizace, které sníží spotřebu elektrické energie, nebo snížení spotřeby vody.
Díky dodržování principů ESG získá firma lepší reputaci, a tím i konkurenční výhodu jak v podnikání, tak při motivaci a náboru zaměstnanců.
IT společnost Favorlogic se v posledních letech zaměřila na přechod z plně remote modelu zpět do kanceláří a my jsme byli u toho. Michal Huvar, CEO společnosti vysvětluje, jak atraktivní pracovní prostředí sehrálo klíčovou roli v tomto přechodu: „Nové kanceláře nám umožnily nejen efektivněji spolupracovat, ale také poskytly místo pro budování firemní kultury a neformální setkávání, což systém remote práce nenahradí.“
Zaměstnanci nyní chodí do kanceláře ze dvou důvodů; aby efektivně vyřešili aktuální situaci s týmem a aby se mohli s kolegy i neformálně setkat a sdílet nové nápady a myšlenky. A tomu se musela kancelář přizpůsobit. „Prostor jsme navrhli tak, aby umožnil jak soustředěnou práci u stolu, tak brainstorming v tichém rohu u kávy. Zkrátka aby zaměstnanci mohli snadno přepínat mezi různými pracovními režimy,“ dodává Michal Huvar.
Výsledkem bylo nejen zvýšení efektivity, ale také spokojenosti týmu, který se do kanceláře rád vrací. Bavíme se navíc o odvětví, kde je návrat zaměstnanců do kanceláří možná největším problémem – většinu práce lze skutečně udělat odkudkoli a zaměstnanci často nevidí v kanceláři přidanou hodnotu. A přesto se to ve Favorlogic povedlo. Nové kanceláře byly do roka plné, a to jak stávajících remote zaměstnanců, tak nově příchozích.
Budujte kanceláře, do kterých se lidé chtějí vracet
Pokud firmy chtějí své zaměstnance opět vidět v kanceláři, musí jim nabídnout prostředí, které bude atraktivní, flexibilní a funkční. Perfektní rozvržení prostoru, relaxační zóny, chytré technologie a kvalitní design jsou klíčovými prvky, které firmám pomohou vytvořit kancelář, ve které zaměstnanci uvidí přidanou hodnotu.
A co se motivace zaměstnanců týká, ta pozitivní je klíčová. Zaměstnanci se rádi vrátí, když proto bude dobrý důvod. Pokud jim ale budete hrozit propuštěním, úspěšní nejspíš nebudete. Dejte jim místo toho kvalitní prostředí, ve kterém jim půjde práce od ruky. Kanceláře budoucnosti jsou ty, které přirozeně pomáhají každému zaměstnanci podat maximální výkon.